Desde el área de compliance, contar con un checklist claro ayuda a no dejar pasos esenciales sin cubrir al implantar o mantener un canal de denuncias. A continuación repasamos los aspectos que, en términos generales, conviene revisar.

Documentación interna en regla

Revisa que existan política del canal, procedimiento de gestión de denuncias y registro de comunicaciones. Puedes ampliar esta parte en qué documentación necesita un canal de denuncias.

Designación formal de responsables

Comprueba que el responsable del sistema interno de información esté designado formalmente y que su independencia esté garantizada en la medida de lo posible.

Garantías de confidencialidad y protección de datos

Verifica que el canal cumple con las medidas de seguridad necesarias para proteger la identidad de la persona informante y los datos tratados durante la investigación.

Comunicación interna efectiva

Asegúrate de que toda la plantilla conoce la existencia del canal, cómo utilizarlo y qué garantías tiene al hacerlo.

Decisión sobre gestión interna o externalización

Valora si la gestión del canal se realiza con recursos internos o se externaliza a un proveedor especializado. Puedes leer las ventajas y límites de cada opción en canal de denuncias externalizado: ventajas y límites.

Revisión y mantenimiento periódico

Programa revisiones periódicas del funcionamiento del canal, de la documentación asociada y de los plazos de tramitación de las denuncias recibidas.

Preguntas frecuentes

¿Con qué frecuencia conviene revisar este checklist?

Es recomendable hacerlo al menos una vez al año, o cuando se produzcan cambios relevantes en la normativa o en la estructura de la empresa.

¿Quién debe encargarse de esta revisión?

Habitualmente recae en el área de compliance, en colaboración con el responsable del sistema interno de información.

¿Qué pasa si detecto carencias durante la revisión?

Conviene priorizar su corrección cuanto antes y, si es necesario, contar con asesoramiento especializado para abordarlas correctamente.

Si quieres una revisión personalizada de tu situación, puedes contactar con nuestro equipo.

Una de las decisiones clave al implantar un canal de denuncias es designar al responsable del sistema interno de información. Esta figura tiene un papel central en la gestión de las comunicaciones recibidas, por lo que conviene elegirla con cuidado.

Qué es el sistema interno de información

El sistema interno de información es el conjunto de procedimientos y canales que permite a empleados y colaboradores comunicar irregularidades dentro de la organización. Si quieres entender las diferencias con el concepto de canal de denuncias, puedes leer sistema interno de información vs canal de denuncias.

Qué perfil suele encajar para este rol

En términos generales, se busca una persona con autonomía e independencia suficiente dentro de la organización, que no tenga conflictos de interés evidentes y que cuente con la confianza necesaria para garantizar la confidencialidad del proceso.

Requisitos que conviene valorar

Entre los aspectos a considerar se encuentran la formación en materia de protección de datos y gestión de investigaciones, la disponibilidad de tiempo para atender el canal, y la posición jerárquica dentro de la empresa, que debería evitar dependencias directas que comprometan su independencia.

¿Puede ser una persona externa?

Sí, en muchos casos las empresas optan por designar a un proveedor externo o a una persona ajena a la plantilla para reforzar la independencia del sistema. Puedes leer más sobre esta opción en nuestra guía general sobre el canal de denuncias para pymes.

Preguntas frecuentes

¿El responsable del sistema debe ser siempre una persona interna?

No. Puede ser una persona interna o externa, según lo que mejor se adapte a la estructura y los recursos de la empresa.

¿Qué pasa si el responsable designado se encuentra en conflicto de interés en un caso concreto?

En esos casos conviene prever un mecanismo alternativo, como la derivación del caso a otra persona o entidad independiente.

¿Es obligatorio que esta designación quede documentada?

Es muy recomendable documentar formalmente esta designación como parte de la política interna del canal de denuncias.

Si tienes dudas sobre quién debería asumir este rol en tu empresa, puedes contactar con nuestro equipo.

En muchas empresas, el departamento de Recursos Humanos es uno de los principales implicados en la implantación y gestión del canal de denuncias. Sin embargo, conviene revisar con detalle qué papel le corresponde realmente y dónde es recomendable establecer límites.

Por qué RRHH suele estar implicado

RRHH conoce de cerca la estructura interna de la empresa, las relaciones laborales y los canales de comunicación con la plantilla, lo que lo convierte en un actor natural en la implantación del canal de denuncias.

Qué tareas puede asumir RRHH

Entre las tareas habituales se encuentran la comunicación interna del canal, la formación de empleados sobre su funcionamiento, y en algunos casos, la gestión operativa de las comunicaciones recibidas, según cómo se haya diseñado el sistema.

Dónde conviene marcar límites

En determinadas situaciones, puede no ser recomendable que RRHH gestione directamente las denuncias, especialmente cuando estas afectan a decisiones de la propia dirección de personas o generan un conflicto de interés. En esos casos, conviene valorar alternativas como un responsable independiente o la externalización del canal.

Cómo combinar RRHH con otros roles internos

Lo habitual es que RRHH trabaje de forma coordinada con compliance, dirección o un responsable del sistema interno de información designado específicamente. Puedes profundizar en esta guía completa sobre cómo implantar un canal de denuncias en pymes para entender cómo se reparten estos roles.

Preguntas frecuentes

¿Debe RRHH gestionar siempre las denuncias?

No necesariamente. Según el caso, puede ser más adecuado que las gestione una figura independiente o un proveedor externo, sobre todo si existe riesgo de conflicto de interés.

¿Qué formación necesita el equipo de RRHH para esta función?

Es recomendable que cuente con formación específica sobre protección de informantes, confidencialidad y gestión de investigaciones internas.

¿Puede RRHH externalizar parte de esta función?

Sí, es una opción habitual, especialmente en pymes con recursos limitados o cuando se busca mayor independencia en la gestión.

Si quieres conocer más sobre cómo organizar este proceso, visita nuestra página de contacto y cuéntanos tu caso.