Una de las decisiones clave al implantar un canal de denuncias es designar al responsable del sistema interno de información. Esta figura tiene un papel central en la gestión de las comunicaciones recibidas, por lo que conviene elegirla con cuidado.

Qué es el sistema interno de información

El sistema interno de información es el conjunto de procedimientos y canales que permite a empleados y colaboradores comunicar irregularidades dentro de la organización. Si quieres entender las diferencias con el concepto de canal de denuncias, puedes leer sistema interno de información vs canal de denuncias.

Qué perfil suele encajar para este rol

En términos generales, se busca una persona con autonomía e independencia suficiente dentro de la organización, que no tenga conflictos de interés evidentes y que cuente con la confianza necesaria para garantizar la confidencialidad del proceso.

Requisitos que conviene valorar

Entre los aspectos a considerar se encuentran la formación en materia de protección de datos y gestión de investigaciones, la disponibilidad de tiempo para atender el canal, y la posición jerárquica dentro de la empresa, que debería evitar dependencias directas que comprometan su independencia.

¿Puede ser una persona externa?

Sí, en muchos casos las empresas optan por designar a un proveedor externo o a una persona ajena a la plantilla para reforzar la independencia del sistema. Puedes leer más sobre esta opción en nuestra guía general sobre el canal de denuncias para pymes.

Preguntas frecuentes

¿El responsable del sistema debe ser siempre una persona interna?

No. Puede ser una persona interna o externa, según lo que mejor se adapte a la estructura y los recursos de la empresa.

¿Qué pasa si el responsable designado se encuentra en conflicto de interés en un caso concreto?

En esos casos conviene prever un mecanismo alternativo, como la derivación del caso a otra persona o entidad independiente.

¿Es obligatorio que esta designación quede documentada?

Es muy recomendable documentar formalmente esta designación como parte de la política interna del canal de denuncias.

Si tienes dudas sobre quién debería asumir este rol en tu empresa, puedes contactar con nuestro equipo.