Implantar un canal de denuncias no consiste solo en habilitar una herramienta técnica: requiere también una documentación interna que respalde su funcionamiento. A continuación repasamos, en términos generales, qué documentos suelen ser necesarios.

Política del canal de denuncias

Es el documento marco que explica el propósito del canal, quién puede utilizarlo, qué tipo de hechos se pueden comunicar y qué garantías de confidencialidad y protección existen para la persona informante.

Procedimiento de gestión de denuncias

Describe paso a paso cómo se tramita una denuncia desde que se recibe hasta que se resuelve: plazos de acuse de recibo, investigación, comunicación de resultados y archivo del expediente.

Registro de comunicaciones

Es recomendable mantener un registro interno de las comunicaciones recibidas, con las medidas de seguridad adecuadas para proteger la confidencialidad de los datos, conforme a la normativa de protección de datos aplicable.

Información para empleados y comunicación interna

Conviene preparar materiales claros para informar a la plantilla sobre la existencia del canal, cómo utilizarlo y qué garantías tienen como personas informantes. Si quieres profundizar en el proceso completo, puedes revisar cómo implantar un canal de denuncias en 7 días.

Designación del responsable del sistema

Es necesario documentar formalmente quién asume el rol de responsable del sistema interno de información. Puedes consultar más detalles en quién puede ser responsable del sistema interno de información.

Preguntas frecuentes

¿Es obligatorio tener todos estos documentos por escrito?

Es muy recomendable contar con ellos documentados, ya que facilitan la gestión y acreditan el funcionamiento correcto del canal ante posibles revisiones.

¿Quién debe redactar esta documentación?

Puede elaborarla el equipo interno de la empresa o un proveedor especializado, según los recursos disponibles. Es recomendable contar con asesoramiento especializado en cualquiera de los dos casos.

¿La documentación debe revisarse periódicamente?

Sí, conviene revisarla de forma periódica para adaptarla a cambios normativos o a la evolución de la empresa.

Si necesitas ayuda para preparar esta documentación, descubre qué incluye nuestro servicio.

Implantar un canal de denuncias puede parecer un proceso largo y complejo, pero con una planificación adecuada es posible tener un sistema operativo en un plazo breve. A continuación te explicamos un proceso orientativo, que puede variar según las características de tu empresa.

Día 1-2: diagnóstico inicial de tu situación

El primer paso consiste en entender el punto de partida: tamaño de plantilla, sector, estructura interna y recursos disponibles. Puedes empezar por nuestro diagnóstico inicial del canal de denuncias para identificar qué necesita tu empresa concretamente.

Día 3: definición de roles internos

Es necesario designar a la persona o equipo responsable de gestionar las denuncias recibidas. Esta figura suele recaer en el área de RRHH, compliance o una persona designada específicamente, según el tamaño y la estructura de la empresa.

Día 4: elección del canal y la herramienta

En este punto conviene decidir si el canal se gestiona internamente o se externaliza, y qué herramienta o software se utilizará para recibir y tramitar las comunicaciones de forma segura y confidencial.

Día 5: preparación de la documentación necesaria

Todo canal de denuncias debe ir acompañado de documentación interna: política del canal, procedimiento de gestión de denuncias e información para empleados. Puedes revisar qué documentación necesita un canal de denuncias para no dejarte nada por el camino.

Día 6: comunicación interna y puesta en marcha

Una vez preparado el canal, es el momento de comunicarlo a toda la plantilla, explicando cómo funciona, quién lo gestiona y qué garantías de confidencialidad existen.

Día 7: revisión final y mantenimiento continuo

Implantar el canal no es un proceso puntual: requiere mantenimiento y revisión periódica. Te recomendamos leer por qué importa el mantenimiento del canal de denuncias para entender qué tareas conviene programar de forma recurrente.

Preguntas frecuentes

¿Es realista implantar un canal de denuncias en 7 días?

Depende del punto de partida de cada empresa. Con los recursos y el apoyo adecuados, es un plazo orientativo razonable para tener un sistema operativo, aunque puede variar según el caso.

¿Necesito un software específico para el canal de denuncias?

No es obligatorio, pero conviene contar con una herramienta que garantice la confidencialidad y la trazabilidad de las comunicaciones recibidas.

¿Qué pasa si no completo todos los pasos en ese plazo?

No hay un problema en que el proceso se alargue. Lo importante es avanzar de forma ordenada y no dejar pasos esenciales sin completar.

Si quieres conocer qué incluye nuestro servicio de implantación, visita qué incluye el servicio o consulta nuestros planes y precios.

Antes de implantar o revisar un canal de denuncias, conviene saber qué se va a evaluar exactamente. El diagnóstico canal de denuncias es el primer paso para entender en qué situación está tu empresa antes de tomar cualquier decisión sobre el Sistema Interno de Información.

Este artículo explica para qué sirve, qué información se revisa y cómo se diferencia del servicio de revisión inicial de pago.

Para qué sirve el diagnóstico inicial

El diagnóstico inicial es una primera toma de contacto: sirve para identificar, de forma general, si tu empresa ya cuenta con algún canal de denuncias, si está incompleto, o si todavía no se ha puesto en marcha ninguno. No sustituye un análisis legal detallado, sino que ofrece una primera orientación práctica sobre los pasos a seguir.

Es útil tanto para pymes que están empezando desde cero como para aquellas que ya tienen un canal implantado y quieren saber si conviene revisarlo.

Qué información se revisa (tamaño, sector, estructura)

Durante el diagnóstico se recopila información básica de la empresa para entender su contexto, entre otros aspectos:

• Tamaño de la plantilla y estructura organizativa.
• Sector de actividad y posibles particularidades normativas asociadas.
• Existencia o no de un canal de denuncias actual, y en qué formato (interno, externo, gestionado por un tercero).
• Documentación disponible relacionada (políticas internas, protocolos, registros previos).

Cada empresa parte de una situación distinta, por lo que el resultado del diagnóstico es siempre orientativo y particular: no existe un resultado estándar aplicable a todos los casos por igual.

Diferencia entre diagnóstico gratuito y revisión inicial (290 €)

Es importante distinguir entre dos servicios de entrada:

• Diagnóstico inicial gratuito: una primera conversación y recopilación de datos generales para entender el punto de partida de la empresa, sin coste.
• Revisión inicial (desde 290 € + IVA): un análisis más detallado de la documentación y la situación concreta de la empresa, con observaciones específicas sobre qué aspectos del canal de denuncias podrían reforzarse.

El diagnóstico gratuito ayuda a decidir si tiene sentido avanzar hacia la revisión inicial o directamente hacia la implantación del canal.

Qué obtienes al finalizar el diagnóstico

Al terminar el diagnóstico inicial recibirás un resumen claro y educativo sobre la situación detectada, junto con una orientación práctica sobre los siguientes pasos razonables para tu empresa, ya sea iniciar la implantación del canal o solicitar la revisión inicial de pago. En ningún caso se trata de un dictamen jurídico definitivo ni de una garantía de cumplimiento normativo: es un punto de partida para decidir con más información.

Cómo solicitarlo

Si quieres saber por dónde empezar, puedes solicitar el diagnóstico inicial gratuito y resolver dudas sobre tu situación concreta. Si ya tienes claro que necesitas una revisión más a fondo, también puedes reservar la revisión inicial desde 290 € + IVA.

Si tu empresa ya sabe que quiere implantar el canal desde cero, puedes consultar también cómo implantar un canal de denuncias en 7 días.