Implantar un canal de denuncias no consiste solo en habilitar una herramienta técnica: requiere también una documentación interna que respalde su funcionamiento. A continuación repasamos, en términos generales, qué documentos suelen ser necesarios.

Política del canal de denuncias

Es el documento marco que explica el propósito del canal, quién puede utilizarlo, qué tipo de hechos se pueden comunicar y qué garantías de confidencialidad y protección existen para la persona informante.

Procedimiento de gestión de denuncias

Describe paso a paso cómo se tramita una denuncia desde que se recibe hasta que se resuelve: plazos de acuse de recibo, investigación, comunicación de resultados y archivo del expediente.

Registro de comunicaciones

Es recomendable mantener un registro interno de las comunicaciones recibidas, con las medidas de seguridad adecuadas para proteger la confidencialidad de los datos, conforme a la normativa de protección de datos aplicable.

Información para empleados y comunicación interna

Conviene preparar materiales claros para informar a la plantilla sobre la existencia del canal, cómo utilizarlo y qué garantías tienen como personas informantes. Si quieres profundizar en el proceso completo, puedes revisar cómo implantar un canal de denuncias en 7 días.

Designación del responsable del sistema

Es necesario documentar formalmente quién asume el rol de responsable del sistema interno de información. Puedes consultar más detalles en quién puede ser responsable del sistema interno de información.

Preguntas frecuentes

¿Es obligatorio tener todos estos documentos por escrito?

Es muy recomendable contar con ellos documentados, ya que facilitan la gestión y acreditan el funcionamiento correcto del canal ante posibles revisiones.

¿Quién debe redactar esta documentación?

Puede elaborarla el equipo interno de la empresa o un proveedor especializado, según los recursos disponibles. Es recomendable contar con asesoramiento especializado en cualquiera de los dos casos.

¿La documentación debe revisarse periódicamente?

Sí, conviene revisarla de forma periódica para adaptarla a cambios normativos o a la evolución de la empresa.

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